MUS samtale: Den komplette guide

I denne guide

Er tiden inde til årets MUS-samtale?

MUS står for medarbejderudviklingssamtale, og indebærer en evaluering af året der gik, samt at bygge en handlingsplan for det kommende år. Det er især i planlægningen af det nye år, at samarbejdet kan løftes til et helt nyt niveau, der kan bidrage til øget trivsel og virksomhedens succes. Er tiden inde til årets MUS-samtale? En samtale, hvor der er plads til den åbne dialog mellem leder og medarbejdere. Det er her at samarbejdet kan løftes til et nyt niveau, der kan bidrage til øget trivsel og virksomhedens succes. Men hvordan er det nu lige, at man afholder en succesfuld MUS-samtale? 
Hør mere om MUS+

Der er forskel på, hvordan virksomheder afholder MUS

De fleste kender MUS-samtalen, og de kan afholdes vidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Et helt centralt spørgsmål, som mange ledere sidder med før MUS-samtalerne skal afholdes er, hvordan afholder jeg den mest udviklende samtale, der fremmer den enkelte medarbejders trivsel, motivation og udvikling? Og samtidig synliggør de generelle udviklingsområder i virksomheden? I denne komplette guide til MUS-samtalen får du et godt indblik i, hvordan du kan gribe årets vigtige samtale an, så dine medarbejdere kan indfri sit fulde potentiale.

Hvornår har man MUS-samtale?

MUS-samtalen afholdes normalt en gang om året, og det er vigtigt, at samtalen lægges i en periode, hvor virksomheden har mest overskud til at afholde årets vigtigste samtale. Derfor bør I grundigt overveje, hvornår samtalerne passer bedst ind i forhold til jeres kundeaktiviteter, da I på den måde får skabt de bedste forudsætninger for et godt udbytte. 

Hvem skal indkalde til MUS-samtale?

Det er altid lederen, der skal indkalde til MUS-samtaler. Før samtalerne afholdes, bør medarbejderne informeres om MUS-forløbet, således at eventuelle spørgsmål kan afklares på forhånd. Herunder tidsramme, valg af MUS-koncept (eksempelvis MUS+), indhold og ønsket udbytte. På den måde sikrer man et fælles udgangspunkt, som kun fremmer den gode MUS-proces.

Hvordan holder man en god MUS-samtale?

Den gode MUS-samtale afholdes ved en åben dialog mellem leder og medarbejder, der sætter fokus på, hvordan medarbejderens generelle trivsel og udvikling kan tages til nye højder.

Følgende steps kan bidrage til en succesfuld samtale:

  1. Tilpas MUS-skemaet årligt, og inkluder gerne særlige fokusområder for året der er gået.
  2. Indkald til MUS i god tid, så både leder og medarbejder har tid til en god forberedelse.
  3. Prioriter MUS-samtalen højt for at pointere, at medarbejderne er virksomhedens vigtigste aktiv.
  4. Vær lyttende og skab en åben dialog, men husk, at det er en medarbejderudviklingsamtale, hvilket betyder, at medarbejderen skal have mest taletid. Fordelt på 70% taletid til medarbejder og 30% til leder.
  5. Undgå at blive for privat og fortrolig, da der skal være fælles retningslinjer for ikke at skabe ubalance på arbejdspladsen.
  6. Udarbejd altid en handlingsplan, men det er vigtigt, at den stemmer overens med medarbejderens ønsker og behov. Medarbejderen skal kunne mærke, at planen vil gøre en vigtig forskel for dem i hverdagen.
  7. Følg op på handlingsplanen. Dette ansvar ligger både hos leder og medarbejder. Hvis punkt 6. overholdes, giver det også medarbejderen en naturlig interesse i at sætte skub under handlingerne. Det er det gensidige samarbejde, der får tingene til at ske.

Den gode MUS-samtale opsummeret

Den årlige MUS-samtale med din medarbejder er altså en vigtig medspiller, når du vil sætte skub under det gode og bæredygtige samarbejde. Derfor bør samtalen lægge op til en åben dialog mellem leder og medarbejder, hvor det primære fokus bør ligge på, hvordan medarbejderens trivsel kan optimeres – der er altid noget, der kan arbejdes på, også selvom du sidder overfor din mest veltilfredse medarbejder. Det succesfulde kriterie er her at være i stand til at kunne fastholde deres høje tilfredshed.

Hvad snakker man om til en MUS-samtale?

På MUS-samtalen snakker man blandt andet om, hvordan du trives med dine kollegaer og ledelse, psykiske og fysiske forhold, udførslen af bestående arbejdsopgaver og eventuelle ønsker til nye kompetencer, samt hvordan du synes, at det overordnede samarbejde fungerer på arbejdspladsen.

I korte træk kan man tale om følgende til en MUS-samtale:

  • Alt hvad du har på hjertet, der kan fremme din motivation, trivsel og udvikling på arbejdspladsen, herunder arbejdsopgaver og samarbejder – nye som gamle.
  • Feedback mellem dig og din leder for at kunne opretholde et optimalt og gensidigt samarbejde.

14 emner der er centrale at berøre på MUS-samtalen

Der er mange emner, der er centrale at berøre på den årlige MUS-samtale herunder anerkendelse, arbejdsglæde, arbejdsindhold, forandringer, fysiske forhold, kommunikation, ledelse, loyalitet, forventningsafstemning, samarbejde, sociale aktiviteter, motivation, personlig udvikling og psykiske forhold.

Emnerne er helt centrale for den gode MUS-samtale, da de hjælper dig med at komme hele vejen omkring din medarbejder. Med emnerne får du desuden hjælp til at se de blinde vinkler, som uden italesættelse, kan have konsekvenser for medarbejderens generelle trivsel. Emnerne kan dog variere og bør tilpasses den individuelle virksomhed.

Hvorfor skal vi bruge tid på at holde MUS-samtaler?

Det er vigtigt at fastslå, at MUS-samtalen er et lige så vigtigt aktiv for virksomheden, som det er for medarbejderen. Set fra virksomhedens perspektiv så drejer det sig om at have medarbejdere, som trives, er motiverede, og som er i løbende udvikling. Sidstnævnte punkt er især et vigtigt fokusområde, da manglende udvikling kan munde ud i utilfredshed og utilstrækkelighed. Så sidder du med en medarbejder, der ikke ønsker udvikling, så er det her, den røde lampe bør lyse – langvarige samarbejder med dine gode medarbejdere bør indeholde kontinuerlig udvikling. På den måde er der også større chance for at fastholde nøglemedarbejdere i mange år.

MUS-samtalen er desuden også vigtig for medarbejderen, da den giver rum til en dialog om, hvordan det går lige nu og her i forhold til samarbejde, arbejdsopgaver, udvikling, resultater, udfordringer og generelle ønsker til forandringer. Vigtigst af alt sætter MUS-samtalen kursen for det fremtidige samarbejde virksomheden og medarbejderen imellem.

Hvorfor er MUS-samtalen vigtig for dine medarbejdere?

Ofte bruges medarbejderudviklingsamtalen til at gøre status på året, der er gået – fik medarbejderen nået de målsætninger, der blev aftalt på sidste samtale? Det er den mere klassiske tilgang til MUS-samtalen. Den mere moderne tilgang er, at man er til stede i nu’et og kigger fremad. Der er ikke nogen grund til at dvæle for meget ved de ting, der ikke har fungeret det forgangne år, medmindre at det er nogle områder, som har særlig relevans for virksomheden. MUS-samtalen er vigtig for dine medarbejdere, da den er med til at skabe tillid, fastholdelse og udvikling, hvis den håndteres rigtigt.

En handlingsplan med medarbejderen i centrum

På medarbejderudviklingssamtalen er medarbejderen i centrum, hvor det er muligt at drøfte, alt hvad der måtte være på hjertet – vigtigst af alt drejer det sig om at sætte tid af til samt opnå en forståelse for, hvad der skaber trivsel, motivation og udvikling for den enkelte medarbejder. Dertil er det helt centralt at lægge en udførlig handlingsplan, som skal fungere som et strategisk værktøj til den rette udvikling.

Det er dog vigtigt at pointere, at medarbejderen selv har ansvaret deres udvikling, og for arbejdet med handlingsplanen. Derfor er det væsentligt, at medarbejderen mærker efter, når handlingsplanen udarbejdes – kan medarbejderen se målene for sig, og er det noget, der skaber motivation, personlig udvikling og engagement? Det er altså vigtigt, at handlingsplanen er meningsfuld både for medarbejder og leder, hvis den skal lykkes.

Styrk medarbejderens udvikling

MUS-samtalen kan, hvis den bruges rigtigt, være med til at styrke medarbejdernes udvikling, skabe fornyet energi, engagement, positivitet og overskud på arbejdspladsen, hvilket fremmer den fælles retning og understøtter virksomhedens overordnede strategi. Derfor bør en medarbejderudviklingssamtale altid prioriteres af virksomheden, da medarbejderen får mulighed for at blive hørt i enerum. Det er aldrig tilstrækkeligt blot at tage en god snak ved kaffemaskinen, da den aldrig kan erstatte den dybdegående MUS-samtale, der netop søger at komme hele vejen rundt om hver medarbejder og deres rolle på arbejdspladsen.

Skal man holde MUS-samtale?

MUS-samtalen er ikke lovpligtig, men da en effektiv samtale giver et attraktivt udbytte for mange virksomheder, vælger de fleste at afholde årlige samtaler. På offentlige arbejdspladser er den obligatorisk, hvilket betyder, at samtalen skal afholdes for ledere og medarbejdere årligt.

Så ofte bør MUS-samtalen afholdes

Det er anbefalesværdigt at afholde MUS-samtale en gang om året, men samtdigt er det vigtigt at pointere, at en årlig samtale ikke kan stå alene. Mange virksomheder benytter sig også af månedlige 1:1 samtaler for sikre kontinuerlig udvikling og trivsel. Den årlige MUS-samtale skal ses som prikken over i’et på et års løbende dialog, hvor der optimalt set bliver lavet en mere dybdegående handlingsplan, der sikrer udvikling for det kommende år.

De gode spørgsmål til MUS-samtalen

Der er et hav af spørgsmål, som du kan stille til MUS-samtalen, men det gælder om at stille de rette. Derfor skal du nøje overveje, hvilke spørgsmål der kan være med på årets samtale. Det er individuelt fra virksomhed til virksomhed, endda også fra leder til leder, hvilke spørgsmål som er relevante at tage fat i. MUS-samtalen skal bære præg af, hvilke udfordringer som virksomheden har stået overfor siden sidste samtale. Derfor bør spørgsmålene årligt tilpasses og evalueres for at skabe de mest effektive rammer og efterfølgende handlinger og resultater. Her får du derfor nogle eksempler på spørgsmål, som du kan bruge som inspiration til MUS-samtalen.

Inspiration til MUS-samtalens spørgsmål

De helt rigtige spørgsmål til MUS-samtalen er det vigtigste, når du skal skabe det bedste fundament for den udviklende samtale. Antallet af spørgsmål varierer ud fra, hvornår du føler, at emnet er afdækket tilstrækkeligt. Du kan derfor med fordel overveje, om emnet er et særligt fokusområde, og derfor kommer til at kræve flere spørgsmål for at blive afdækket.

14 eksempler på spørgsmål til MUS-samtalen

Eksemplerne på spørgsmålene tager udgangspunkt i de førnævnte emner: anerkendelse, arbejdsglæde, arbejdsindhold, forandringer, fysiske forhold, kommunikation, ledelse, loyalitet, forventningsafstemning, samarbejde, sociale aktiviteter, motivation, personlig udvikling og psykiske forhold.

  1. Bliver dit arbejde tilstrækkeligt anerkendt og påskønnet af ledelsen?
  2. Føler du dig energifyldt, når du møder på arbejde?
  3. Er du glad for dine nuværende arbejdsopgaver?
  4. Påvirkes du positivt af forandringer på arbejdspladsen?
  5. Oplever du fysiske eller psykiske gener på arbejdspladsen?
  6. Er der på arbejdspladsen et generelt behov for at forbedre måden, der kommunikeres på?
  7. Lytter din nærmeste leder til dine personlige og faglige udfordringer?
  8. Kan dine karrieredrømme opfyldes på arbejdspladsen?
  9. Kender du ledelsens forventninger til dig og dit arbejde?
  10. Har du et velfungerende samarbejde med dine kolleger og ledelsen?
  11. Er du tilfreds med antallet af sociale arrangementer på arbejdspladsen?
  12. Får du nok muligheder for at udfolde dine kompetencer i dit arbejde?
  13. Er du tilfreds med dit nuværende faglige niveau?
  14. Har du følelsen af overblik, når du er på arbejde?

Hvad kan MUS-spørgsmålene bruges til?

Spørgsmålene kan med fordel bruges som inspiration til din kommende MUS-samtale, men det er vigtigt at pointere, at de ikke er fyldestgørende nok til at afdække et helt MUS-område. Derfor bør du som tidligere nævnt overveje, hvad der er jeres vigtigste fokusområder, da det er der energien bør lægges i forhold til udformningen og antallet af spørgsmål.

8 Fælder du bør undgå til MUS-samtalen

Udskydelse af MUS-samtale:

En af de klassiske fælder, når der skal holdes MUS-samtale er, at den udskydes. Samtalen må ikke bare ses som et internt møde, der kan rykkes, hvis der kommer noget vigtigere på programmet. MUS-samtalen skal i stedet prioriteres højt. Medarbejderne er virksomhedens vigtigste aktiv og bør have samme opmærksomhed som jeres vigtigste kunde.

Dårlig forberedelse:

Dårlig forberedelse til MUS-samtalen er også noget, som du bør undgå for at få den mest optimale udviklingssamtale. Hvis ikke samtalen indeholder en klar struktur og er bundet op på god forberedelse, så er det svært at nå i mål med en samtale, der kan skabe de ønskede resultater.

Mus uden mål:

Et klart og veldefineret mål er helt centralt, når den vellykkede MUS-samtale skal afholdes. Målet kan være individuelt fra medarbejder til medarbejder, hvorfor det er vigtigt at forholde sig til, den enkelte medarbejders situation, behov og ønsker.

Fokus på det negative:

MUS-samtalen skal medarbejderen se frem til. Sørg for at have fokus på det positive, selvom du sidder overfor en medarbejder, som gennem året har udfordret virksomheden. Samtalen skal bruges som værktøj til at fremme udvikling og ikke afvikling, hvorfor negativ feedback bør gives løbende og ikke på årets vigtigste samtale.

Samme skema som sidste år:

Nye resultater kræver nye MUS-skemaer. Kig på året der er gået og sørg for at have årets vigtigste fokusområder in mente, når MUS-skemaet skal udarbejdes. På den måde sikrer man at gribe de bolde, som allerede er sat i luften.

Du taler for meget:

MUS-samtalen har medarbejderen i fokus, hvorfor det er vigtigt, at medarbejderen taler mest under samtalen. Derfor er en god tommelfingerregel, at medarbejderen skal tale 70% af samtalen og lederen 30%.

Når MUS-samtalen bliver for privat:

Sørg for at MUS-samtalen bruges på at drøfte det arbejdsmæssige og undgå at blande det private for meget ind i samtalen. Det kan være en svær balancegang, men det er helt centralt for at kunne have samme guidelines for alle på arbejdspladsen.

Ingen opfølgning:

Det skal give mening at holde MUS-samtale og bør være noget alle ser frem til. Derfor er det meget vigtigt, at der løbende bliver fulgt op på den enkelte medarbejders handlingsplan, så medarbejderudviklingssamtalen bliver kendt som årets event, der får tingene til at ske.

Hvordan skal man forberede en MUS-samtale?

Forberedelsen til MUS-samtalerne afhænger primært af det koncept, som virksomheden har valgt at benytte. Det kan eksempelvis være alt fra et word-dokument til et online spørgeskema. Fælles for begge løsninger er, at det kræver en god forberedelse både for leder og medarbejder.

Sådan kan du som leder forberede din MUS-samtale

Forberedelsen for lederen starter med at vælge et MUS-skema/koncept, der skal danne rammen for årets MUS (eksempelvis MUS+). Herefter skal lederen læse medarbejdernes besvarelser på det udsendte MUS-skema, så der kan lægges en plan for, hvad der er vigtigst at sætte fokus på. Fokusset er individuelt fra medarbejder til medarbejder – det handler om at se individets udviklingsområder og potentiale for at kunne fremme udviklingen i virksomheden som helhed. Hertil er det vigtigt, at lederen har et overordnet mål for MUS-samtalerne også på individ niveau.

Sådan kan du som medarbejder forberede din MUS-samtale

Forberedelsen for medarbejderen starter med at udfylde det udsendte MUS-skema. Dertil er det vigtigt at forholde sig kritisk til, hvorvidt de emner, du har brug for at tale om, bliver afdækket tilstrækkeligt i skemaet. Gør de ikke det, er det vigtigt, at du selv bringer dine ønsker til emner i spil for at få mest ud af samtalen.

Få også hjælp til

Stresscoaching
Virksomhedscoaching
MUS Samtaler

Klar til udvikling?

Udfyld dine oplysninger, så vender jeg tilbage! 

Kontakt mig